教学档案是学校档案的重要组成部分，是我院师生员工的劳动成果和智慧结晶。为了加强我院教学档案工作，充分发挥教学档案在学院管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥教学档案的作用，根据国家和省档案局、校档案馆的有关文件精神，结合我院实际，特制定本管理办法。

一、教学档案工作的基本原则

    （一）凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料均属教学档案。

    （二）教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志，是学院档案的主体、核心和重点之一。学院应加强领导，把教学档案工作列入整体工作计划和教务室工作日程。

    （三）教学档案实现集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

    （四）教务室及所属各系室的负责人和全体工作人员均是兼职档案员，日常工作中注意积累档案材料，并按期向档案室移交。

    （五）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步建立教学档案数椐库，并纳入学院信息系统管理和开发利用，成为教学工作信息咨询部门之一。

二、教学档案归档范围及确定的原则

    （一）归档的教学文件材料，必须对学院和国家具有参考价值和凭证作用。

    （二）归档的教学文件材料，必须反映学院管理活动的全过程，力求完整、准确、系统。

    （三）归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、教学、学科建设、课堂教学和实践、学位、毕业生工作等方面，详见附件。

三、教学档案室的基本任务

（一）新学年开始后，由分管档案工作的领导在部署新学期工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。

            （二）每学期专职档案员按文件材料类别进行积累，并定期

整理。

   （三）档案室要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的积累工作。

   （四）坚持部门立卷归档的原则，由教务室及兼职档案员负责向档案室归档。。

   （五）根据教学文件材料的形成规律及各级颁发的法规和规定进行组卷、上架、保存。

四、 档案材料的归档、移交和接收

   （一）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。

   （二）组卷时卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后排列。

   （三）卷内文件一律拆掉金属物，并且分别用线装订，不允许出现破损现象。

   （四）按顺序编排页号，只要有文字，均应编码，页码位置在材料的右下角，并填写卷内目录与备考表。

   （五）办理归档移交。交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定者，应改正后再移交。

   （六）教学各种材料于每学期初即3-4月、9-10月移交上学期的档案。

五、教学档案的管理

 （一）分类编号

  （1）按照《高等学校档案实体分类法》的规定档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

（2）根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。

（3）教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下：

20XX—JX00—X—1～n

                                 案卷号

                                     教学类档案二级类目代号

                                    教学类档案一级类目代号

                                      年度号               

说明：案卷号的第一位数字是学制号即计划内-1、学历文凭-2、自学考试- 3、预科-4；第二位是案卷顺序号。

 （二）编目

（1）每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档案号。

（2）按档号顺序，编制教学档案目录。

（3）编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。

 （三）排架保管

（1）按教学档案号顺序排架。

（2）严格按《高校档案部门业务建设规范》的要求执行各种制度。

（3）库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光

等设 施。

  （4）档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作的需要逐步设置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。

  （5）案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。以学年为单位，按不同学制、年级顺序排列。

  （6）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号和档案资料存放标志图、示意图。

  （7）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题及时解决。对破损、褪变的档案要及时修补复制。

附件：  教学类档案分类编目、归档范围和保管期限